Miksi tapahtuma järjestetään, mikä on tapahtuman nimi, kenelle tapahtuma on suunnattu.
Milloin: Päivämäärä, kellonaika, sekä kesto (mieti myös onko suunnittelemasi aika tapahtuman kohderyhmälle sopiva ja onko mahdollisesti lähistöllä samaan aikaan muita tapahtumia).
Missä: Paikka, tila, osoite (mieti myös onko paikka teknisiltä ratkaisuiltaan ja logistisesti suunnitellulle tapahtumalle järkevä).
Työnjako: Kuka vastaa mistäkin, kuka tekee mitäkin ja millä aikataululla.
Tapahtuman yhteistyökumppanit: Vastuut, aikataulut ja yksityiskohdat tulee sopia yhteistyökumppaneiden kanssa aina hyvissä ajoin (esimerkiksi järjestysmiehet, tekniikka, siivous).
